Genehmigungsmanagement 4.0
Was wäre, wenn Sie die komplette Genehmigungsplanung für Ihren nächsten Windpark digital steuern könnten? Wenn alle Beteiligten, vom internen Projektteam über Gutachter bis zur Behörde, reibungslos auf einer gemeinsamen digitalen Plattform zusammenarbeiten?
Windpark-Projekte durchlaufen lange und komplexe Genehmigungsverfahren, die auch heute noch von Papierakten, Excel-Listen und langen Abstimmungswegen geprägt sind. Dazu kommen viele verschiedene Akteure und parallellaufende Kommunikationskanäle – Projektierer von Windparks stehen dabei unter hohem Zeitdruck.
Mit einer speziell für das Genehmigungsmanagement entwickelten Software würden alle relevanten Projektdaten und Dokumente zentral in einem digitalen Projektraum liegen. Es gäbe ein Dashboard, in dem der aktuelle Stand jedes Genehmigungsschritts sichtbar ist. Projektleiter und Genehmigungsplaner könnten Aufgaben direkt an Teammitglieder oder externe Gutachter verteilen und Fristen im System hinterlegen. Benachrichtigungen erinnern automatisch an nahende Deadlines, sodass nichts mehr „unter den Tisch fällt“. Sämtliche Kommunikation – ob intern im Team oder extern mit Behörden – liefe strukturiert über die Plattform.
Ein solches System würde die Zusammenarbeit aller Akteure grundlegend verändern. Behörden könnten Anträge digital prüfen und Rückmeldungen direkt einstellen. Paralleles, gemeinsames Arbeiten würde das sequenzielle Abarbeiten ablösen – ein enormer Effizienzgewinn.
Im Fokus: Unser digitales Nebenbestimmungsmanagement
Ein zentrales Element der Software ist das Nebenbestimmungsmanagement – also die softwaregesteuerte Verwaltung aller Nebenbestimmungen eines Projekts.
Nebenbestimmungen aus dem Genehmigungsbescheid werden dabei mit Hilfe moderne OCR- und Machine-Learning-Tools digital erfasst, kategorisiert und mit den zugehörigen Metadaten gespeichert.
Anschließend werden konkrete Aufgaben daraus abgeleitet, Verantwortlichen zugeordnet und über die Plattform bearbeitet. Die Software erlaubt es Genehmigungsmanagern, solche Aufgaben anzulegen und direkt an interne oder externe Verantwortliche zuzuweisen. Ist eine Aufgabe zugewiesen, können die verantwortlichen Personen die erforderlichen Nachweise direkt auf der Plattform hinterlegen. Ob Gutachten, Prüfberichte, Fotos oder Zertifikate – alle Dokumente, die zur Erfüllung einer Auflage gehören, werden im System gespeichert und dokumentiert.
Nach interner Qualitätssicherung erfolgt die digitale Abmeldung an die zuständige Behörde. Hierfür bietet das Modul zwei Wege: idealweise direkt über die Plattform – Behörden könnten einen eigenen Zugang erhalten und die Abmeldung online entgegennehmen. Alternativ erzeugt die Software automatisiert E-Mails an definierte Ansprechpartner in der Behörde, mit allen Nachweisen als Anhang. Rückmeldungen der Behörde – seien es Bestätigungen oder Nachfragen – fließen wiederum in die Plattform zurück. Die Behörde prüft die Unterlagen und kann ebenfalls über die Plattform Rückfragen stellen. Sobald die Behörde die Erfüllung bestätigt, wird die Auflage als erledigt archiviert und alle Beteiligten informiert.
Das interne Management erhält zudem übersichtliche Auswertungen: Welche Nebenbestimmungen sind erledigt, welche stehen an, wo drohen Fristabläufe? Für Unternehmen, die regelmäßig Genehmigungsverfahren durchlaufen, bietet das Modul eine aggregierte Ansicht über alle laufenden Projekte. So wird Auflagenmanagement nicht nur projektbezogen, sondern unternehmensweit auswertbar. Das erhöht die Lernkurve und ermöglicht eine bessere Ressourceneinteilung.
Von der Vision zur Realität – jetzt informieren!
Neugierig geworden? Wenn Sie mehr über die geplante Software und ihre Module erfahren möchten, laden wir Sie herzlich ein, uns an unserem Messestand zu besuchen. Diskutieren Sie mit uns, welche Möglichkeiten eine digitale Plattform für Ihre Projekte bieten kann. Denn eines ist sicher: Die Windenergie-Branche steht vor einer digitalen Wende – und je früher wir sie gemeinsam gestalten, desto größer der Gewinn für alle Beteiligten.
